Е-аудит та SAF-T UA: нові стандарти податкової звітності

У цифрову епоху податкове адміністрування поступово відходить від паперових декларацій і звітів, натомість акцент зміщується на автоматизацію, прозорість та електронний обмін даними. Україна не стоїть осторонь глобальних тенденцій: із впровадженням Е-аудиту та формату SAF-T UA держава робить крок у напрямку модернізації взаємодії між бізнесом і податковими органами.

Нові стандарти звітності спрямовані на те, щоб уніфікувати податкову інформацію, забезпечити її швидке та ефективне опрацювання, а також зменшити ризики помилок і шахрайства. Водночас для бізнесу це означає необхідність глибшого розуміння цифрових вимог, адаптації ІТ-систем та підвищення прозорості фінансової звітності.

У цій статті ми розглянемо, що таке SAF-T UA та Е-аудит, як ці інструменти вплинуть на компанії в Україні, і що варто врахувати вже сьогодні для успішної підготовки до нових вимог.

Що таке е-аудит в Україні?

Електронний аудит (е-аудит) — це сучасна форма податкової перевірки, яка базується на автоматизованому аналізі електронних даних платника податків без необхідності виїзду податкових інспекторів на підприємство. В Україні е-аудит впроваджується як частина реформи цифровізації податкового контролю.

Основна ідея е-аудиту полягає у використанні електронних форматів звітності, зокрема SAF-T UA, які містять структуровані детальні дані бухгалтерського обліку, податкових операцій і фінансових потоків підприємства. Це дозволяє Державній податковій службі оперативно та ефективно здійснювати аналіз і виявляти ризики без тривалих перевірок на місці.

Е-аудит в Україні наразі застосовується в пілотному режимі для великих платників податків, які уклали відповідні угоди з ДПС. З часом очікується його розширення на середні і малі підприємства.

Що таке SAF-T UA?

SAF-T UA (Standard Audit File for Tax – Україна) — це електронний формат обміну податковою та бухгалтерською інформацією між суб’єктами господарювання та контролюючими органами. Він базується на міжнародному стандарті SAF-T, розробленому Організацією економічного співробітництва та розвитку (OECD) для уніфікації підходів до податкових перевірок у цифровому середовищі.

Формат SAF-T передбачає передачу даних безпосередньо з облікових систем підприємства у вигляді структури XML-файлів, які містять детальну інформацію про фінансово-господарські операції, бухгалтерські записи, податкові накладні, залишки на рахунках, взаєморозрахунки тощо.

Нормативна база впровадження SAF-T UA

Розробка та запровадження SAF-T UA в Україні спирається на низку ключових нормативних актів, що створюють законодавчу основу для цифрового податкового контролю:

1. Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» — визначає правовий статус електронного документа, принципи його юридичної сили та умови електронного документообігу між платниками податків і державними органами.
2. Пункт 85.2 Податкового кодексу України (ПКУ) — передбачає право податкового органу отримувати електронні копії первинних документів, бухгалтерської та статистичної звітності у разі проведення перевірок.
3. Наказ Міністерства фінансів України №1393 від 07.11.2011 року «Про затвердження Порядку надання документів великого платника податків в електронній формі» — встановлює технічні вимоги до електронного подання документів, включаючи бухгалтерську звітність.
4. Наказ Мінфіну №561 від 01.09.2020 року — вносить зміни до наказу №1393, адаптуючи процедури для впровадження Е-аудиту та формату SAF-T UA.
5. Концепція впровадження електронного аудиту для платників податків — стратегічний документ, розроблений Державною податковою службою України (ДПС), який окреслює етапи, підходи та інструменти для запуску цифрового аудиту.
6. Керівництво та схема файлу SAF-T (версія 2.0) — технічна документація, яка описує структуру файлу SAF-T UA, формати полів, типи даних та порядок їх формування з бухгалтерських систем платників.
7. Наказ Міністерства доходів і зборів України №729 «Про затвердження Формату (стандарту) електронного документа звітності суб’єкта господарювання» — визначає вимоги до електронних документів, які формуються і подаються платниками в рамках SAF-T та Е-аудиту.

Хто має формувати та подавати SAF‑T UA?

• Обов’язок наразі покладено лише на великих платників податків з 1 січня 2025 року. Вони мають формувати та подавати файл SAF‑T UA за запитом контролюючих органів у рамках процедур е‑аудиту ( тобто у рамках податкової перевірки).
• Подання інших платників ПДВ — планується з 1 січня 2027 року

Які дані передаються у файлі SAF-T UA?

Формат SAF-T UA передбачає максимально детальний експорт облікових даних підприємства безпосередньо з його бухгалтерської системи. Йдеться не про формальну звітність, а про повне “дзеркало” обліку, що включає операційні, фінансові та податкові дані з розшифруванням до кожної господарської операції.

У структурі файлу SAF-T UA містяться наступні блоки інформації:

Дані про контрагентів
Повний перелік покупців і постачальників з реквізитами:
– назва;
– код ЄДРПОУ/ІПН;
– адреса (юридична/фактична);
– контактні дані.

Номенклатура товарів і послуг
– найменування товарів/послуг;
– артикул, код, одиниця виміру;
– ціни закупівлі та продажу;
– групування за категоріями.

Продажі та закупівлі
– обсяги реалізації та придбання;
– дати операцій;
– первинні документи (накладні, рахунки, акти);
– суми з ПДВ і без.

Оборотна відомість по товарах і складах
– залишки на початок і кінець періоду;
– надходження та вибуття;
– рух товарів між складами.

Заборгованість по контрагентах
– сальдо дебіторської та кредиторської заборгованості;
– терміни прострочення;
– історія оплат.

Рух коштів
– готівкові й безготівкові платежі;
– внутрішні переміщення коштів;
– банківські виписки.

Облік основних засобів
– надходження, введення в експлуатацію, амортизація;
– списання та переоцінка;
– балансові вартості.

Головна книга та податкові різниці
– повні проводки за рахунками;
– дані для формування фінансової та податкової звітності;
– коригування згідно з податковими правилами.

Облікова політика та підходи
– опис принципів ведення обліку;
– методи оцінки запасів, розрахунку амортизації тощо.

Господарські операції з розшифруванням
– дата, номер, сума, тип документа;
– опис операції та її код;
– прив’язка до первинного документа;
– відповідні рахунки бухгалтерського обліку.

Фактично SAF-T UA — це повний знімок бухгалтерської бази підприємства, який дозволяє контролюючому органу аналізувати операції без виїзної перевірки. Такий рівень деталізації вимагає від підприємств високої якості обліку, точності та узгодженості даних, а також технічної готовності систем.

Як подається SAF-T UA: процедура запиту та подання

Процедура подання SAF-T UA в Україні наразі здійснюється лише на запит контролюючого органу в рамках електронного аудиту (е-аудиту). Податкові органи використовують SAF-T UA як джерело структурованих даних для перевірки діяльності платника без потреби фізичного виїзду. Тому, процедура наступна:

1. Надсилання запиту платнику податків

Запит на подання SAF-T UA надсилається ДПС України через електронний кабінет платника податків. Запит містить: підставу для проведення е-аудиту (перевірки); дату, до якої необхідно подати файл; період, за який має бути сформований SAF-T UA.

Запит надсилається лише тим компаніям, які:
– належать до категорії великих платників податків,
– уклали Меморандум про участь у пілотному проєкті Е-аудиту з ДПС.

2. Формування SAF-T UA

Відповідальні особи підприємства формують файл SAF-T UA у форматі XML відповідно до:

• версії 2.0 структури SAF-T UA;
• затверджених технічних XSD-схем;
• чинної облікової політики підприємства.

Файл повинен містити всю фінансову, податкову та бухгалтерську інформацію, визначену у технічному описі ДПС. Збір даних зазвичай відбувається через бухгалтерську програму або ERP-систему, яка підтримує експорт у потрібному форматі.

3. Надсилання файлу до ДПС

• Подання SAF-T UA здійснюється через Електронний кабінет платника або інше програмне забезпечення, сумісне з сервісами ДПС.
• Перед відправкою файл підписується кваліфікованим електронним підписом (КЕП) уповноваженої особи.
• Після подання ДПС автоматично генерує повідомлення про отримання та прийняття файлу, або повідомляє про виявлені технічні/логічні помилки.

4. Обробка та аналіз даних податковою

Після отримання SAF-T UA, система ДПС автоматично аналізує передані дані. Інспектор може отримати звіти, порівняти показники, побачити нетипові операції, виявити розбіжності або ризики (наприклад, необґрунтовані податкові пільги, взаємодію з «ризиковими» контрагентами тощо).

За результатами аналізу ДПС може:

• припинити перевірку без виїзду, якщо порушень не виявлено;
• ініціювати додаткові запити чи виїзну перевірку.

Строки подання файлу SAF-T UA та штрафні санкції

Термін для подання SAF-T UA зазначається у запиті ДПС. Зазвичай він складає від 3 до 10 робочих днів.

У разі несвоєчасного подання або відмови — після впровадження законодавчих змін (законопроєкт №6255) можуть застосовуватись штрафні санкції:

• 100 МЗП штрафу за неподання або неповне подання файлу для великих платників,
• 10 МЗП для інших платників ПДВ,

Штрафи збільшуються у два рази, якщо обов’язок не виконано протягом 30 днів після повідомлення. Проте за подання/виправлення протягом 30 днів порушення не застосовується.

Увага: Наразі відсутня відповідальність за неподання файлів у форматі SAF-T UA, оскільки його впровадження ще триває в тестовому режимі для всіх платників податків.

Які країни вже користуються форматом звітності SAF-T?

Формат SAF-T (Standard Audit File for Tax) вже активно використовується або впроваджується у багатьох країнах світу, переважно в Європі.

Країни, де SAF-T уже працює:

• Португалія — використовується з 2008 року, наразі активно застосовується в оновленій версії SAF-T (PT).
• Польща — з 2020 року SAF-T (JPK) є обов’язковим для всіх платників ПДВ. Формат постійно оновлюється.
• Литва — SAF-T є обов’язковим для всіх суб’єктів господарювання з 2020 року.
• Норвегія — SAF-T є обов’язковим з 2020 року для компаній, які використовують електронні облікові системи.
• Румунія — з 2022 року SAF-T (формат D406) є обов’язковим для великих компаній, з 2023 — для середніх, у 2025 — для малих.
• Франція — SAF-T використовується при податкових перевірках, але не для регулярної звітності. З 2024 року планується повна інтеграція з e-invoicing системою.
• Угорщина — ухвалено графік обов’язкового запровадження SAF-T із січня 2026 року, зараз — етап підготовки.

Країни на етапі впровадження або пілоту SAF-T:

• Словаччина, Чехія, Словенія — проводять технічну підготовку або тестування стандарту, проте обов’язкове впровадження поки що не оголошене.
• Хорватія — вивчає досвід інших країн та готує регуляторну базу.

Впровадження SAF-T UA та електронного аудиту є важливим кроком до модернізації податкової звітності в Україні. Ці інструменти дозволяють податковим органам отримувати глибокий і структурований доступ до бухгалтерських даних підприємств, що значно підвищує ефективність контролю і знижує потребу у традиційних виїзних перевірках.

Для бізнесу SAF-T UA — це виклик і можливість одночасно: вимоги до якості обліку, прозорості та цифрової готовності зростають, але водночас з’являються нові способи оптимізувати податкові процеси і зменшити ризики перевірок.

На сьогодні SAF-T UA застосовується переважно великими платниками податків за запитом контролюючих органів, проте у найближчі роки формат буде поступово впроваджуватися і для середнього та малого бізнесу. Тому своєчасна адаптація облікових систем та навчання персоналу є ключем до успішної інтеграції нових стандартів.